BAB I
PENDAHULUAN
1.1
latar belakang
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan
dalam setap kegiatan organisasinya, baik erencanaan produksi, perencanaan
rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan
anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar
bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara
mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran
yang hendak dicapai sebelum melakukan prosesproses perencanaan.
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai
bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di
dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam
jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di
masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena
fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah
ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu
fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yangberubah
dinamis. Dalam era globalisasi ini,
perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan
bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari
proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah
dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan
menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai
jenis.
Dalam manajemen, perencanaan
adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai
tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan
tak akan dapat berjalan.
1.2 Rumusan Masalah
Dari uraian latar belakang di atas dapat ditarik
beberapa rumusan masalah, yaitu:
1.
Apa pengertian perencanaan ?
2.
Apa saja jenis jenis perencanaan ?
3.
Apa saja manfaat perencanaan ?
4.
Hambatan apa saja yang ada dalam
perencanaan dan bagaimana cara mengatasinya ?
1.3 Tujuan
Sesuai dengan masalah yang dihadapi maka makalah ini
bertujuan untuk :
1.
mengetahui pengertian perencanaan
2.
mengetahui jenis jenis perencanaan
3.
menegetahui manfaat dari perencanaan
4.
mengetahui apa saja hambatan yang ada
dalam perencanaan dan cara mengatasinya.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
pengertian perencanaan
Perencanaan secara
garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja
organisasi.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari
semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan semua tidak bisa berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal
adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota
suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu..
Menurut
T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap
sebagai berikut :
a.
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
b.
Merumuskan keadaan saat ini
c.
Mengidentifikasikan segala kemudhan dan
hambatan
d.
Mengembangkan rencana atau serangkaian
kegiatan untuk pencapaian tujuan
Dalam
sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik
harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsu unsur
perencanaan. Unsur unsur tersebut adalah
a.
tindakan apa (what) yang harus dikerjakan.
b.
ada sebabnya (why) rindakan tersebut harus
dilakukan
c.
dimana (where) tindakan tersebut dilakukan
d.
kapan (when) tindakan tersebut dilakukan
e.
siapa (who) yang akan melakukan tindakan tersebut
f.
bagaimana (how) cara melaksanakan tindakan
tersebut
Dalam
sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat
rencana yang baik yakni :
a.
Pemakaian kata-kata yang sederhana dan
jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang
berbeda-berbeda dapat ditiadakan.
b.
Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang
seebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan
diadakan peneysuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan
begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
c.
Stabilitas, tidak perlu setiap kali
rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap harus ada
dalam pertimbangan.
d.
Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian
waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan
kebutuhan.
e.
Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan,
jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
2.2 Jenis jenis perencanaan
Macam-macam
perencanaan dalam pengantar manajemen dibagi menjadi 2 yaitu :
Ø
Perencanaan
organisasi
Perencanaan
ini terdiri dari:
a. Perencanaan strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan
untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana
umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan
langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
b. Perencanaan taktis
Adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis,
dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis.
Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah
dan jika dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang
lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata
c. Perencanaan operasional
Adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan
rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer
ingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus jangka
pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana operasional
berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas.
Ø
Perencanaan kontinjensi
Jenis perencanaan lain yang juga penting adalah
perencanaan kontinjensi (contingency planning) yaitu penentuan serangkaian
tindakan alternatif jika suatu rencana tindakan secara tidak terduga tergganggu
atau dianggap tidak sesuai lagi.
2.3
manfaat
perencanaan
Salah
satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan
untuk meningkatkan kemungkinan pencapain tujuan tujuan di waktu yang akan
datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh
karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan
kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi
lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Ada dua
alasan dasar perlunya perencanaan :
Ø Untuk
mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari
pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
Ø Untuk
mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa
manfaat perencanaan adalah :
1.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri
dengan perubahanperubahan lingkungan
2.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan
gambaran operasi lebih jelas
3.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih
tepat
4.
Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi
5.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi di
antara berbagai bagian organisasi
6.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci
dan lebih mudah dipahami
7.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8.
Menghemat waktu, usaha, dan dana
2.4
hambatan dalam perencanaan
ada
beberapa hambatan dalam perencanaan tersebut sehingga perencanaan itu tidak
bisa terlaksanan denga maksimal
a.
Tujuan
yang Tidak Tepat
Tujuan
yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada
pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan mengorbankan
penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan
tersebut tidak dapat dicapai. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan itu
menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kalitatif
dari keberhasilan.
b.
Sistem
Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam
beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan
dalam penetapan tujuan dan perencanaan
c.
Lingkungan
yang Dinamis dan Kompleks
Sifat
dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan
dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan
persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi
untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang
d.
Keengganan
untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan
lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan
untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin
adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang
manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan
waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak
nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari
tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan
organisasi.
e.
Penolakan
terhadap Perubahan
Hambatan
lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap
perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam
organisasi.
f.
Keterbatasan
Keterbatasan
(constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan
hambatan utama yang lain.
Mengatasi Hambatan
a.
Pemahaman
Maksud Tujuan dan Rencana
Salah
satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan
adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa
terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan
rencana.Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu
memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke
waktu.
b. Komunikasi dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan
dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam
organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu
landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana
strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang
bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan
mengimplementasikan rencana harus didengar pendapatnya dalam
mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi
yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan
mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya
lebih berkomitmer pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika
suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan,
manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam
proses perencanaan.
c.
Konsistensi
/revisi /dan pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten baik secara hori zontal
maupun secara vertikal konsistensi horizotal berarti bahwa
tujan seharusnya konsisten diseluru organisasi / dari satu
departemen ke departemen lainnya.
Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya
konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi : tujuan
stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan
perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus
direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya
merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.
d. Sistem Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik
karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil
mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar
pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam
mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
BAB
III
PENUTUP
3.1
kesimpulan
Dari pembahasan
diatas maka dapat disimpulkan bahwa
Ø Perencanaan
adalah proses mendefinisikan tujuan
organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann
rencana aktivitas kerja organisasi
Ø Tahapan
perencanaan meliputi sebagai berikut :
a.
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
b.
Merumuskan keadaan saat ini
c.
Mengidentifikasikan segala kemudhan dan
hambatan
d.
Mengembangkan rencana atau serangkaian
kegiatan untuk pencapaian tujuan
Ø Unsur
unsur perencanaan adalah
a.
tindakan apa (what) yang harus dikerjakan.
b.
ada sebabnya (why) rindakan tersebut harus
dilakukan
c.
dimana (where) tindakan tersebut dilakukan
d.
kapan (when) tindakan tersebut dilakukan
e.
siapa (who) yang akan melakukan tindakan
tersebut
f.
bagaimana (how) cara melaksanakan tindakan
tersebut
Ø jenis
jenis perencanaan
1.
Perencanaan
organisasi
a. Perencanaan strategis
b. Perencanaan taktis
c. Perencanaan operasional
2. Perencanaan kontinjensi
Ø manfaat
perencanaan adalah :
a.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri
dengan perubahanperubahan lingkungan
b.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan
gambaran operasi lebih jelas
c.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih
tepat
d.
Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi
e.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi di
antara berbagai bagian organisasi
f.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci
dan lebih mudah dipahami
g.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
h.
Menghemat waktu, usaha, dan dana
Ø Hambatan
dalam perencanaan
a.
Tujuan yang Tidak Tepat
b.
Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat
c.
Keengganan untuk Menetapkan Tujuan
d.
Penolakan terhadap Perubahan
e.
Keterbatasan
3.2 Saran
Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam
berbagai
bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen
berupa
perencanaan.
Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat
rencana yang baik
untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Amirullah, Rindyah Hanafi, Pengantar Manajemen. Graha Ilmu,
Yogyakarta, 2002.
Handoko,
T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta
0 komentar:
Posting Komentar